© Maire Taposen Säätiö

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Maire Taposen Säätiö 

1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Maire Taposen säätiö (Y-tunnus: 0806386-6) (”säätiö”) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita säätiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme. Säätiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity” tai ”henkilö”) koskevia tietoja, joista henkilö on tunnistettavissa tai voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa siten, kuin tietosuojalainsäädännässä on määritelty.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan säätiön koko toimintaan, kuten apurahahakemusten käsittelyyn ja apurahojen myöntämiseen, viestintään apurahojen hakijoiden ja muiden sidosryhmien kanssa sekä säätiön verkkosivuihin.

2. Rekisterinpitäjä

Maire Taposen Säätiö sr.
c/o Hämäläisen ylioppilassäätiö

Urho Kekkosen katu 4-6 F
00100 Helsinki

3. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Asiamies Antti Sankola
sankola@gmail.com

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen on säätiölle lähetettyjen apurahahakemusten käsittely ja apurahojen myöntäminen sekä myönnettyjen apurahojen ehtojen valvominen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä viestintään apuhan hakijoiden ja muiden säätiön sidosryhmien kanssa sekä säätiön toiminnan kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään myös lakisääteisten velvoitteiden ja muiden säätiön toimintaan liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on säätiön oikeutettu etu käsitellä sille lähetettyjä apurahahakemuksia ja myöntää hakemusten perusteella apurahoja ja valvoa apurahan myöntämisedellytysten noudattamista sekä viestiä apurahan hakijoiden ja muiden säätiön sidosryhmien kanssa. Kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, säätiö on arvioinut, että rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä säätiön oikeutettua etua. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on säätiön lakisääteiset velvoitteet.

5. Henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietojen säilyttäminen

Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilötietoryhmä                                        Esimerkkejä tietosisällöstä

Perustiedot                                                     Nimi ja oppiarvo

Yhteystiedot                                                    Osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Apurahan hakemiseen tarvittavat tiedot     Perustietoja haettavasta apurahasta, haettavan apurahan tyyppi,                                                                              tietoja aiemmin myönnetyistä apurahoista ja myöntäjätahoista,                                                                                mahdollinen työryhmä, haettava apurahan määrä, muut myönnetyt                                                                          ja haetut rahoittajatahot samaan tarkoitukseen sekä tutkimuksen                                                                            ohjaajaa koskevat tiedot. 

                                                                         Lisäksi muut apurahan hakemiseen liittyvät tiedot, asiakirjat ja                                                                                  liitteet. 

Tuntemistiedot ja apuraha                           Henkilötunnus, tilinumero ja verotuskunta.

maksatukseen liittyvät tiedot: 

 

Vapaaehtoiset tiedot:                                     Rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat mahdolliset muut tiedot.

 

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä apurahahakemusten käsittelemiseksi ja apurahojen myöntämiseksi ja maksamiseksi sekä lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja muiden säätiön velvoitteiden hoitamiseksi.

Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta, huomioiden myös lainsäädäntöön, kuten kirjanpito- ja verolainsäädäntöön liittyvät säilytysvelvoitteet sekä tutkimushankkeiden pitkäkestoisuus. Pysyvästi säätiö säilyttää hallituksen kokousten pöytäkirjojen liitteinä apurahojen saajien nimet, myönnetyt summat ja tutkimuksen nimet ja tiedon siitä, mihin apuraha on myönnetty. Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista saa pyydättäessä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi apurahahakemuksen ja siihen liittyvän viestinnän yhteydessä tai säätiön verkkosivujen kautta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla ja tarvittaessa myös kolmansien tahojen ylläpitämistä julkisista rekistereistä. Lisäksi apurahahakemusten arvioijat saattavat antaa rekisteröityyn liittyviä henkilötietoja. 

7. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Säätiö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia. Henkilötietojen käsittelyyn voivat osallistua esimerkiksi IT-järjestelmiä sekä talous- ja lakipalveluita tarjoavat palveluntarjoajat. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa viranomaisille esimerkiksi verottajalle. Lisäksi myönnetyt apurahat ilmoitetaan Melalle asiaa koskevien kriteerien täytyttyä.

Apurahatoiminnan koordinoimiseksi säätiö voi luovuttaa apurahan hakijoiden ja saajien rekisterin tietoja toisille suomalaisille rahoittajatahoille, jotta vältetään mahdolliset päällekkäiset apurahojen myönnöt.

Säätiö voi joutua hätätilanteissa luovuttamaan henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Henkilötietoja voidaan myös joutua luovuttamaan kolmansille osapuolille, mikäli säätiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä taikka toiminnan uudelleenjärjestelyissä.

  • Lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista saa pyydettäessä.

 

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (”EU/ETA”) ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja joudutaan siirtämään tai muutoin käsittelemään EU/ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi säätiön käyttämien IT-palveluiden tuottamiseksi, siirrot tehdään valtioon, jonka osalta Euroopan komissio on antanut tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen, tai siirrot suoritetaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen tai EU-U.S. Privacy Shield-järjestelyn mukaisesti. Lisätietoja saa pyydettäessä. 

9. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus ja suojauksen periaatteet

Säätiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi. 

Henkilötietoja säilytetään pääasiassa sähköisesti, josta on olemassa paikallinen varmuuskopio. Sähköiset paikalliset tallennukset on suojattu teknisesti asianmukaisilla suojakeinoilla. Jokainen henkilö, joka käsittelee säätiön puolesta henkilötietoja, on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti ja vain tarkoitukseen sopivalla tavalla.

 

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet henkilötietoihinsa.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat henkilötiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Rekisteröidylle ei kuitenkaan pääsääntöisesti voida antaa oikeutta tarkastaa häntä koskevia mahdollisia lausuntoja, kommentteja tai muistiinpanoja, jotka apurahahakemusten arvioijat ovat tehneet.

Oikeus tietojen oikaisuun

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkan, virheellisen tai muutoin puutteellisen henkilötiedon korjaamista.

Muut tietosuojalainsäädännön mukaiset rekisteröidyn oikeudet

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi rekisteröidyllä on myös muut tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet:

  • Oikeus vaatia henkilötietojen poistamista tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti. Huomioithan, että mikäli henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi säätiön lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, ei henkilötietoja voida poistaa.

  • Oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä tietosuojalainsäädännön määrittämissä tilanteissa.

  • Oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti. 

  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti, esimerkiksi suoramarkkinointiin.

  • Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa, mukaan luettuna profilointia. Säätiö ei tällä hetkellä hyödynnä automaattista päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen käsittelyssä.

  • Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus. 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Kun rekisteröity haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksia, hänen tulee lähettää sitä koskeva pyyntö säätiölle postitse tai sähköpostitse (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa).

Varaudu siihen, että tarkistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen antamista, minkä takia voimme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöösi viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos emme voi suostua pyyntöösi, ilmoitamme siitä kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen vuoksi.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Suomessa viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto. 

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen 

Säätiö kehittää jatkuvasti toimintaansa ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan säätiön verkkosivuilla.

Tietosuojaseloste nykyinen versio on julkaistu 25.3.2019.